BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker Ghid de utilizare

BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

Drepturi de autor
Copyright ©2023 BoostSolutions Co., Ltd. Toate drepturile rezervate. Toate materialele conținute în această publicație sunt protejate de drepturi de autor și nicio parte a acestei publicații nu poate fi reprodusă, modificată, afișată, stocată într-un sistem de recuperare sau transmisă sub orice formă sau prin orice mijloc, electronic, mecanic, prin fotocopiere, înregistrare sau altfel, fără acordul prealabil scris al BoostSolutions.
Noastre web site: https://www.boostsolutions.com

Introducere

Document Maker permite utilizatorilor să genereze documente pe baza unui set de șabloane din lista SharePoint. Utilizatorii pot reutiliza datele din listele SharePoint pentru a genera documente individuale sau documente cu mai multe articole și apoi pot stabili reguli pentru denumirea acestor documente. Documentele pot fi apoi salvate ca atașamente, salvate în biblioteca de documente sau salvate într-un folder creat automat. Utilizatorii pot alege dintre patru formate de document pentru a salva documentele generate. Acest ghid de utilizare este folosit pentru a instrui și ghida utilizatorii să configureze și să utilizeze Document Maker. Pentru cea mai recentă copie a acestui ghid și a altor ghiduri, vă rugăm să vizitați linkul furnizat: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Introducere în Document Maker

Document Maker este o soluție ușor de utilizat care vă ajută să creați rapid documente repetitive și recurente în SharePoint, folosind șabloane prefabricate pe care le produceți în Microsoft Word. Odată ce funcțiile Document Maker sunt activate, comenzile produsului vor fi disponibile în panglica listei.

În experiența modernă, comenzile produsului arată astfel:

Generați document

Generați documente individuale pentru fiecare articol din listă.

Generați documentul îmbinat
Generați un document îmbinat care conține toate elementele din listă pe care le selectați.

Gestionare șabloane și Gestionare reguli se află în grupul Listă -> Setări.

Gestionați șablonul
Accesați pagina de șabloane Document Maker pentru a gestiona șabloanele.

Gestionați regulile
Accesați pagina Document Maker Rules pentru a specifica regulile pentru documentele generate.

Gestionați șabloanele

Document Maker vă permite să compuneți șabloane pentru crearea de documente. Pentru a genera documente folosind date din listă, trebuie mai întâi să inserați coloane din listă în șabloane. Valoarea coloanei, atunci, va fi inserată în zona pe care ați desemnat-o în crearea șablonului atunci când documentul este generat. De asemenea, puteți furniza conținut implicit care apare în fiecare document Word generat, cum ar fi un cadru preferat pentru o comandă de vânzare sau o declarație oficială de declinare a răspunderii în subsolul unei pagini. Pentru a gestiona șabloanele, trebuie să aveți cel puțin un nivel de permisiuni de proiectare în listă sau bibliotecă.

Nota Șabloanele pentru întreaga colecție de site-uri vor fi stocate într-o bibliotecă ascunsă din site-ul dvs. rădăcină. The URL este http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Creați un șablon

• Navigați la lista sau biblioteca în care doriți să creați un șablon.
• Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă, apoi faceți clic pe Gestionare șabloane în grupul Setări.

Sau, intrați în pagina Setări Listă sau Bibliotecă și în secțiunea Setări generale, faceți clic pe Setări Document Maker (Powered by BoostSolutions).

• În pagina Setări Document Maker, faceți clic pe Creare șablon nou.
• Introduceți un nume în caseta de dialog Creați un șablon.
• Faceți clic pe OK pentru a crea șablonul. Se va deschide un dialog care vă întreabă dacă doriți să editați șablonul. Pentru a edita șablonul, faceți clic pe OK, în caz contrar faceți clic pe Anulare.
  Nota: Este recomandat să utilizați browserul Edge, astfel încât un cuvânt file se va deschide fără probleme, astfel încât să puteți edita șablonul.
• După ce faceți clic pe OK, șablonul se va deschide în Word. Puteți configura șablonul pe baza politicii companiei dvs. Pentru mai multe informații despre cum să configurați un șablon de document, consultați secțiunea 4.3 Configurați șabloane în Word.
• După ce ați terminat de configurat șablonul, faceți clic  pentru a salva șablonul.
• În pagina Setări șablon, puteți view informațiile de bază pentru șablon (Nume șablon, Modificat, Modificat prin, Regulă aplicată și Acțiuni).

Încărcați un șablon
Dacă aveți șabloane prefabricate, le puteți încărca și utiliza pentru a genera documente.

• Navigați la lista sau biblioteca în care doriți să încărcați un șablon.
• Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă, apoi faceți clic pe Gestionare șabloane în grupul Setări. Sau, accesați pagina Setări Listă sau Bibliotecă, în secțiunea Setări generale și faceți clic pe Setări Document Maker (Powered by BoostSolutions).
• În pagina Setări Document Maker, faceți clic pe Încărcați un șablon.
• Va apărea o casetă de dialog. În caseta de dialog, faceți clic pe Răsfoire... pentru a selecta șablonul de document predefinit de pe computerul sau serverul local.
• Faceți clic pe OK pentru a încărca șablonul selectat.

Configurați șabloane în Word
Pentru a configura un șablon, va trebui să instalați pluginul Document Maker. Pentru instrucțiuni despre cum să instalați Pluginul Document Maker, consultați ghidul de instalare. Odată ce pluginul este instalat, va apărea o filă Document Maker pe panglică în Word.

Conexiune de date
Conectați-vă la o listă SharePoint și obțineți câmpuri de listă și alte câmpuri conexe.

Afișați câmpurile
Această funcție controlează panoul Document Maker. Puteți decide dacă afișați sau nu panoul List Fields făcând clic pe Show Fields.

Actualizează câmpurile
Faceți clic pe această opțiune pentru a reîmprospăta câmpurile, astfel încât să obțineți câmpuri actualizate din listă.

Marcați zona de repetare
Marcați informațiile repetate în document. Acest lucru este foarte util atunci când doriți să generați un document îmbinat folosind mai multe elemente.

Ajutor
Obțineți documente de ajutor pentru pluginul Document Maker din BoostSolutions website-ul.

• Faceți clic pe fila Document Maker din Panglica Word și apoi faceți clic pe Conexiune de date în grupul Obține date.
• Introduceți URL din lista SharePoint de la care doriți să obțineți date.
• Selectați tipul de autentificare (autentificare Windows sau autentificare prin formular) pe care doriți să îl utilizați și introduceți autentificarea corectă a utilizatorului.
  Nota: Utilizatorul trebuie să aibă cel puțin View Doar nivelul de permisiune pentru lista SharePoint.
• Faceți clic pe Testare conexiune pentru a verifica dacă utilizatorul poate accesa lista.
• Faceți clic pe OK pentru a salva conexiunea.
  • În șablonul pe care îl creați, faceți clic pe zona în care doriți să inserați un câmp(e).
  • În panoul Document Maker, selectați un câmp și faceți dublu clic pe el. Câmpul va fi inserat ca un control al conținutului text îmbogățit.

Listă câmpuri
Câmpurile din lista SharePoint și câmpurile asociate din lista de căutare. Pentru a afișa câmpuri asociate, trebuie să le selectați ca câmpuri suplimentare în listă.

Câmpuri personalizate

• Câmpurile personalizate includ [Azi], [Acum], [Eu].
• [Azi] reprezintă ziua curentă.
• [Acum] reprezintă data și ora curente.
• [Eu] reprezintă utilizatorul curent care a generat documentul.

Câmpuri calculate
Câmpurile calculate pot fi utilizate pentru a calcula date în coloană sau elemente din document. (Funcțiile de câmp calculate acceptate, vă rugăm să consultați Anexa 2: Funcții de câmp calculate acceptate pentru detalii.)

• Pentru a obține câmpuri actualizate din listă, faceți clic pe Actualizare câmpuri.
• Pentru a genera un document îmbinat, va trebui să marcați un tabel sau o zonă ca repetiție.
• Clic pentru a salva șablonul.

Modificați un șablon

• Navigați la lista sau biblioteca în care doriți să modificați un șablon.
• Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă, apoi faceți clic pe Gestionare șabloane în grupul Setări.
• În pagina Setări Document Maker -> Șabloane, localizați șablonul și apoi faceți clic pe Editați șablon.
• Dacă doriți să modificați proprietățile șablonului, faceți clic pe Editare proprietăți.

Ștergeți un șablon

• Navigați la lista sau biblioteca de unde doriți să ștergeți un șablon.
• Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă, apoi faceți clic pe Gestionare șabloane în grupul Setări.
• În pagina Document Maker Settings -> Template, localizați șablonul și apoi faceți clic pe Delete.
• Va apărea o casetă de mesaj care vă va cere să confirmați că doriți să continuați cu ștergerea.
• Faceți clic pe OK pentru a confirma ștergerea.

Reguli de gestionare

După ce este creat un șablon, va trebui să configurați o regulă pentru a specifica generarea documentelor. Pentru a gestiona regulile pentru o listă sau bibliotecă, trebuie să aveți cel puțin un nivel de permisiune pentru proiectare.

Setări reguli
Când creați o regulă, trebuie configurate următoarele setări:

Setări	Descriere
Selectați șablon	Selectați un șablon(e) la care să aplicați regula.
Regula de denumire	Specificați o regulă pentru denumirea automată a documentelor. Puteți combina coloane, funcții, texte personalizate și separatoare pentru a genera în mod dinamic nume de documente.
Format de dată	Specificați un format de dată pe care doriți să îl utilizați în numele documentului.
Tipuri de ieșire	Specificați tipul de ieșire (DOCX, DOC, PDF, XPS) pentru documentul(ele) generat(e).
Distribuiți documentul	Specificați calea în care doriți să salvați documentele generate.
Generare de documente îmbinate	Specificați dacă un document îmbinat poate fi generat. Notă: Această opțiune este opțională.
Regulă de denumire a documentelor îmbinate	Specificați o formulă de denumire pentru documentele îmbinate.
Locație țintă	Specificați biblioteca de documente pentru a salva documentele îmbinate.

Creați o regulă

• Navigați la lista sau biblioteca în care doriți să creați o regulă.
• Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă și apoi faceți clic pe Gestionare reguli în grupul Setări.
• În pagina Setări Document Maker -> Reguli, faceți clic pe Adăugare regulă.
  • Nota: Nu puteți adăuga o regulă dacă nu există niciun șablon în lista curentă.
• În secțiunea Nume reguli, introduceți un nume.
• Specificați ce șabloane ar trebui să utilizeze această regulă. Puteți selecta mai multe șabloane pentru o singură regulă.
  Nota: Numai o singură regulă poate fi aplicată unui șablon. Odată ce o regulă a fost aplicată unui șablon, o a doua regulă nu poate fi aplicată decât dacă prima regulă este eliminată.
• În secțiunea Regulă de denumire, puteți utiliza Adăugare element pentru a adăuga o combinație de variabile și separatori și puteți utiliza Eliminare element pentru a le elimina.

În lista derulantă, puteți selecta Coloane, Funcții și Text personalizat ca element pentru numele documentului.

Coloane

Aproape toate coloanele SharePoint pot fi inserate într-o formulă, inclusiv: un singur rând de text, Alegere, Număr, Monedă, Data și Ora, Persoane sau Grup și Metadate gestionate. De asemenea, puteți introduce următoarele metadate SharePoint într-o formulă: [Valoare ID document], [Tip de conținut], [Versiune] etc.

Funcții 

Document Number Generator vă permite să inserați următoarele funcții într-o formulă. [Azi]: data de azi. [Acum]: data și ora curente. [Eu]: utilizatorul care a generat documentul.

Personalizat
Text personalizat: puteți selecta Text personalizat și puteți introduce orice doriți. Dacă sunt detectate caractere nevalide (cum ar fi: / \ | # @ etc.), culoarea de fundal a acestui câmp se va schimba și va apărea un mesaj care să indice că există erori.

Separatoare
Când adăugați mai multe elemente într-o formulă, puteți specifica separatori pentru a uni aceste elemente. Conectorii includ: – _. / \ (Separatorii / \ nu pot fi utilizați în coloana Nume.)

În secțiunea Format de date, puteți specifica ce format de dată doriți să utilizați.

Nota Această opțiune este utilizată numai atunci când adăugați cel puțin o coloană [Dată și oră] în secțiunea Regulă de denumire.

• În secțiunea Tipuri de ieșire, specificați formatul documentului după generare.
  Patru file sunt acceptate formatele: DOCX, DOC, PDF și XPS.

În secțiunea Distribuire document, specificați calea pentru salvarea documentelor generate.

Există două opțiuni dintre care puteți alege pentru a salva documentele generate.

Salvați ca atașament
Alegeți această opțiune pentru a atașa documentele generate la articolele corespunzătoare. Pentru a salva documentul ca atașament, trebuie să activați funcția de atașare în listă.

Utilizați opțiunea Suprascrierea documentelor existente pentru a decide dacă să suprascrieți un atașament existent pentru articolul curent.

Salvați în biblioteca de documente

Alegeți această opțiune pentru a salva documentele într-o bibliotecă de documente SharePoint. Pur și simplu selectați o bibliotecă din lista verticală Salvare în bibliotecă de documente.

Utilizați opțiunea Creare un folder pentru a salva documente pentru a salva documentele într-un folder creat automat și specificați un nume de coloană ca nume de folder.

În secțiunea Generare document combinat, selectați opțiunea Activare pentru a activa generarea unui document îmbinat folosind mai multe elemente.

În secțiunea Regulă de denumire a documentelor îmbinate, specificați regula de denumire. Puteți introduce [Azi], [Acum] și [Eu] în regulă pentru a genera nume în mod dinamic.

• În secțiunea Locație țintă, selectați o bibliotecă de documente pentru a salva documentele îmbinate.
• Faceți clic pe OK pentru a salva setările.
• În pagina Setări reguli, puteți view informațiile de bază ale regulii (Numele regulii, Tipul de ieșire, Șablonul, Modificat și Modificat de).

Modificați o regulă

• Navigați la lista sau biblioteca în care doriți să modificați o regulă.
• Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă și apoi faceți clic pe Gestionare reguli în grupul Setări.
• În pagina Setări Document Maker -> Regulă, găsiți regula și faceți clic pe Editare. Faceți modificările și apoi faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

Ștergeți o regulă

• Navigați la lista sau biblioteca de unde doriți să ștergeți o regulă.
• Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă și apoi faceți clic pe Gestionare reguli în grupul Setări.
• În pagina Setări Document Maker -> Regulă, găsiți regula pe care doriți să o ștergeți și faceți clic pe Ștergere.
• Va apărea o casetă de mesaj care vă va cere să confirmați că doriți să continuați cu ștergerea.
• Faceți clic pe OK pentru a confirma ștergerea.

Utilizarea Document Maker

Document Maker vă permite să generați documente individuale pentru fiecare articol din listă sau să îmbinați mai multe elemente din listă într-un singur document.

Generați document individual

• Navigați la lista sau biblioteca pentru care doriți să generați documentul.
• Selectați unul sau mai multe articole.
• Pe Panglică, faceți clic pe Generare document.
• Va apărea o casetă de dialog Generare document. Puteți selecta un șablon pe care doriți să-l utilizați din lista derulantă Selectați șablon. Documentele generate file numele și numărul de files-urile generate vor apărea și în caseta de dialog, sub lista derulantă Select Template.
• Faceți clic pe Generare pentru a genera documentele.
• Odată ce crearea documentului este terminată, veți vedea rezultatele operației. Faceți clic pe Go to Location pentru a intra în biblioteca sau folderul în care sunt stocate documentele. Faceți clic pe a file nume pentru a-l deschide sau salva.
• Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog.
• Dacă procedura de generare a documentului a eșuat, starea se va afișa ca Eșuare. Si tu poti view mesajul de eroare din coloana Operațiuni.

Generați un document îmbinat
Această funcție vă permite să îmbinați mai multe articole într-un singur document. Pentru a genera un document îmbinat, trebuie să activați opțiunea Generare document îmbinat în regulă.

• Navigați la lista sau biblioteca pentru care doriți să generați un document.
• Selectați elementele dorite și faceți clic pe Generare un document îmbinat pe panglică.
• Va apărea o casetă de dialog Generare un document îmbinat. Din această casetă de dialog, puteți selecta un șablon pe care doriți să-l utilizați în meniul derulant Șablon. Documentele generate file numele și numărul de files-urile generate vor apărea și în caseta de dialog.
• Faceți clic pe Generare pentru a genera documentul.
• Odată ce crearea documentului este finalizată, veți putea vedea rezultatele operației. Faceți clic pe Go to Location pentru a intra în biblioteca sau folderul în care sunt stocate documentele. Faceți clic pe file nume pentru a-l deschide sau salva.
• Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog.

Studii de caz
Să presupunem că sunteți specialist în vânzări și după ce ați procesat o comandă, trebuie să trimiteți o factură sau o chitanță (în format .pdf) clientului dumneavoastră. Șablonul de factură sau chitanță și file numele trebuie să fie consecvent și bazat pe politica companiei dvs. Iată lista Toate Comenzile care conține toate detaliile comenzilor clientului, inclusiv Numele produsului, Clientul, Metoda de plată etc.

În șablonul Chitanță de vânzare, inserați câmpurile de listă în tabel, după cum urmează:

Activați opțiunea de generare a documentelor îmbinate și configurați următoarele secțiuni:

Dacă doriți să trimiteți detaliile comenzii lui Tom Smith, de example, doar selectați elementul care este legat de Tom Smith și faceți clic pe Generare document pe panglică. Veți primi un PDF file după cum urmează:

Dacă clientul tău Lucy Green, de example, a achiziționat trei produse, ați dori să plasați cele trei comenzi într-un singur document. În acest exampar trebui să selectați cele trei elemente și apoi să faceți clic pe Combine Generate pe Panglică. PDF-ul rezultat file va fi generat după cum urmează:

Depanare și asistență

• Întrebări despre produse și licențe: sales@boostsolutions.com
• Suport tehnic (de bază): support@boostsolutions.com
• Solicitați un produs sau o funcție nouă: feature_request@boostsolutions.com

Anexa 1: Liste, biblioteci și galerii acceptate

• Document Maker poate funcționa pe aceste liste și biblioteci.

Liste	Anunț, Calendar, Contacte, Listă personalizată, Listă personalizată în fișa de date View, Panel de discuții, Listă externă, Import tabel, Lista de stare (nu afișează butoanele de produs), Sondaj (nu afișează butoanele de produs), Urmărirea problemelor, Linkuri, Sarcini de proiect, Sarcini
Biblioteci	Asset, Data Connection, Document, Form, Wiki Page, Slide, Report, picture (butoanele de produs sunt în meniul Setări)
Galeriile	Web Galerie de piese, Galerie de șabloane de listă, Galerie de pagini principale, Galerie de teme, Galerie de soluții
Liste speciale	Categorii, Comentarii, Postări, Circulație, Resurse, Localizare, Calendar de grup, Notă de apel telefonic, Agenda, Participanți, Obiective, Decizii, Lucruri de adus, Casetă text

Anexa 2: Funcții de câmp calculate acceptate
Următorul tabel prezintă funcțiile de câmp calculate care sunt acceptate în Microsoft Word.

	Nume	Exemplu	Comentariu
Funcții personalizate	Sumă	Sumă([Coloana dvs.])	1. Nu face distincție între majuscule și minuscule. 2. Nu acceptă imbricat recursiv. 3. Sprijină calculul științific extern.
	Max	Max([Coloana dvs.])
	Min	Min([Coloana dvs.])
	Medie	Medie([Coloana dvs.]
	Conta	Număr ([Coloana dvs.])
Funcțiile sistemului	Abs	Matematică.Abs	1. Sensibil între majuscule și minuscule. 2. Suportă imbricate recursiv. 3. Sprijină calculul științific extern.
	Acos	Math.Acos
	Asin	Matematică.Asin
	Atan	Matematică.Astan
	Atan2	Matematică.Astan2
	BigMul	Math.BigMul
	Plafon	Matematică.Tavan
	Cos	Math.Cos
	Cosh	Matematică.Cosh
	Exp	Math.Exp
	Podea	Matematică.Etaj
	Jurnal	Matematică.Jurnal
	Log10	Math.Log10
	Max	Matematică.Max
	Min	Matematică.Min
	Pow	Math.Pow
	Rundă	Matematică.Rotundă
	Semn	Matematică.Semn
	Păcat	Matematică.Păcat
	Sinh	Matematică.Sinh
	sqrt	Matematică.Sqrt
	bronzat	Math.Tan
	Tanh	Matematică.Tanh
	Trunchia	Math.Truncate

Anexa 3: Managementul licențelor
Puteți utiliza Document Maker fără a introduce niciun cod de licență pentru o perioadă de 30 de zile de la prima utilizare. Pentru a utiliza produsul după expirare, va trebui să achiziționați o licență și să înregistrați produsul.

Găsirea informațiilor privind licența

1. În pagina principală a produselor, faceți clic pe linkul de încercare și intrați în Centrul de gestionare a licențelor.
2. Faceți clic pe Descărcare informații despre licență, alegeți un tip de licență și descărcați informațiile (Cod server, ID fermă sau ID colectare site).

Pentru ca BoostSolutions să creeze o licență pentru dvs., TREBUIE să ne trimiteți identificatorul de mediu SharePoint (Notă: diferite tipuri de licență au nevoie de informații diferite). O licență de server are nevoie de un cod de server; o licență de fermă necesită un ID de fermă; iar o licență de colecție de site-uri necesită un ID de colecție de site-uri.

• Trimiteți-ne informațiile de mai sus (sales@boostsolutions.com) pentru a genera un cod de licență.

Înregistrarea licenței

1. Când primiți un cod de licență de produs, intrați în pagina Centrul de gestionare a licențelor.
2. Faceți clic pe Înregistrare pe pagina de licență și se va deschide o fereastră Înregistrare sau Actualizare licență.
3. Încărcați licența file sau introduceți codul de licență și faceți clic pe Înregistrare. Veți primi confirmarea că licența dvs. a fost validată.

Pentru mai multe detalii despre gestionarea licențelor, consultați Fundația BoostSolutions.